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워킹맘 아오키씨의 '1일 스케줄'로 보는 정리 노하우

시간은 없지만 ‘할 수밖에 없어!’

두 번째 육아휴직에서 복귀한 지 4개월. 임신부와 육아 관련 상품의 판매 카탈로그를 제작하는 아오키씨. 두 아이를 키우면서 일하는 상황에 아직 익숙해지지 않아서 동동거리는 나날이 이어지고 있다고 합니다.

업무 시간은 점심시간을 포함해도 7시간뿐. 어떻게 전체를 내다보고 일을 배분하는지에 승패가 달렸다고 아오키씨는 말합니다. “하원 시간에 맞춰서 아이들을 데려와야 하니까 그 시간에서부터 역산해서 각 업무에 할당할 시간을 정합니다. 시간은 부족하지만 ‘할 수밖에 없어!’, 이 상태니까요.” 하고 웃는 얼굴에서 결의가 느껴집니다.

아이가 아파서 갑자기 휴가를 내야 할 때도 있습니다. 그래서 상사나 동료에게 부담을 주지 않도록 소소한 궁리도 많이 합니다.

구글 캘린더로 스케줄 공유

스케줄과 일의 진척 상황을 다른 사람에게 오픈하여 자신도 주변 사람들 도 안심할 수 있습니다.

부서 안에서 스케줄을 공유하고 있는 구글 캘린더. 예정 일자뿐 아니라 작업 내용도 입력하고, 끝나면 ‘완료’ 표시를 합니다. 보고하지 않아도 진행 상황이 전달되는 구조입니다.

책상 위에는 현재 진행 중 상자 1개뿐. 이것도 다른 이에게 피해를 끼치지 않기 위한 아이디어 중 하나입니다. 서류가 어디 있는지 금방 알 수 있어서, 주위에 도움을 요청했을 때 동료들이 손쉽게 확인할 수 있습니다.

다함께 합리적으로 일하는 것이 원활하게 돌아가는 비결

상사도, 같은 팀 팀원들도 워킹맘. 그러므로 모두 시간에 대해서 엄격하고 합리적입니다. “아이가 아프다던지 해서 아침에 갑작스럽게 내는 휴가는 전원에게 메일로 보고합니다. 병원에서 전화를 거는 수고가 줄어서 도움이 되지요.”

회의는 짧게. 급하지 않은 일은 메일로, 급한 일은 직접, 이렇게 두 가지 방법을 자연스럽게 병행합니다. 아오키씨는 소통도 중요하게 여겨서 여러 사람과 이야기를 하며 점심을 함께 먹습니다. 그 자리에서 서로 지혜와 정보도 공유합니다. 힌트를 얻어 가며 기분 좋게, 성과도 내며 일할 수 있도록 모색 중입니다.

급한 휴가에 대비하여 중요한 서류는 한 곳에 모아 두기

갑작스럽게 휴가를 내더라도 업무 공백이 생기지 않도록 책상은 잘 정리하고 현재 진행 중 박스 하나 만 놔둡니다. 이렇게 하면 필요한 서류가 있는 곳을 전화로 간단히 설명할 수 있습니다.

아오키씨의 책상 주위

① 바퀴형 서랍장 위는 가장 손이 닿기 쉬운 위치라서 얕은 상자를 두었습니다. 상자 안의 내용물은 제각각이지 만 자주 사용하는 물건을 모아 놓습니다. 덕분에 책상 위가 어질러지지 않습니다.

② 서랍 첫째 단은 앞쪽에 자주 사용 하는 문구를 모아 놓아서, 조금만 잡아당기면 물건을 넣고 뺄 수 있도록 했 습니다.

③ 둘째 단에는 화장품 파우치 등을 수납. 퇴근할 때는 노트북을 넣고 잠그기 때문에 여유를 두었습니다.

④ 셋째 단에는 파일박스를 넣고 자료 를 세워서 수납. 자료 등을 찾기 쉽도 록 했습니다.

재미있는 일은 먼저 해도 OK

업무 우선순위는 ‘마감이 빠른 순’을 기본으로 하여 진행합니다. 하지만 기억하고 있을 때 처리하면 효율적인 일이나 재미있다고 느낀 일은 얼른 해야 좋은 결과로 이어지므로 우선하여 처리합니다.

4색 프릭션 볼로 펜 만들어 쓰기

지울 수 있는 볼펜인 4색 프릭션 볼을 애용. 사용하지 않는 초록색은 다른 제조사의 지워지지 않는 볼펜으로 바꿔 끼웠습니다. 이 1자루면 다른 펜은 더 필요하지 않습니다.

업무 종료 시에는 다음날 아침 할 일을 정리

다음날 아침 가장 먼저 할 일에 필요한 자료 링크를 내 메일로 보내 놓거나 회의가 있다면 필요한 서류를 정리합니다. 귀가 전 몇 분의 작업 덕분에 다음날은 아침부터 낭비되는 시간 없이 즉시 업무에 착수할 수 있습니다.

 

직장인 모드와 엄마 모드 사이의 여유 시간

‘힘든 시간’을 회사에서 보내고 귀가하면 사랑스러운 아이들과 지내는 ‘정신없는 시간’이 기다립니다. 집에 도착하면 자연스럽게 ‘직장인 모드’에서 ‘엄마 모드’로 전환되지요.

아오키 씨는 늘 서둘러 집에 가지만, 조금 기분이 다운되어 있을 때면 15분의 사치를 즐깁니다. 말은 사치라고 해도, 귀가 도중에 화장품, 옷 등 필요한 물건을 사는 정도입니다. 그래도 혼자 쇼핑하는 시간은 충분히 한숨 돌리는 시간이 되지요. 가라앉았던 기분도 조금 나아집니다. 그 시간을 통해 힘을 얻어 아오키 씨는 다시 바쁘지만 충실한 시간으로 돌아갑니다.

 * ‘나는 오늘 책상을 정리하기로 했다’에 수록된 글입니다.

기사 출처 : https://www.huffingtonpost.kr/entry/story_kr_5c04e72ee4b04fb211698341

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